# Khách sạn, homestay giữ thông tin khách thế nào cho đúng luật?

## Trả lời nhanh

Khách sạn, homestay giữ nhiều [dữ liệu cá nhân](https://dulieucanhan.online/thuat-ngu/du-lieu-ca-nhan) của khách: tên, số điện thoại, số giấy tờ, ảnh CCCD hoặc hộ chiếu, lịch đặt phòng, hình trên camera. Hình ảnh thẻ căn cước là dữ liệu nhạy cảm (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 4), nên chỉ chụp khi cần, báo khách, lưu ở chỗ có phân quyền và xoá khi hết thời hạn phải lưu. Việc khai báo lưu trú do luật khác quy định, bài này chưa đối chiếu. Gửi khuyến mãi cho khách cũ cần đồng ý riêng.

## Một homestay nhỏ giữ những gì

Lấy một homestay tưởng tượng 8 phòng ở Đà Lạt. Khách đặt qua nền tảng đặt phòng, qua trang Facebook hoặc gọi điện. Khi nhận phòng, lễ tân chụp CCCD hoặc hộ chiếu bằng điện thoại của homestay. Danh sách khách trong tuần ghi trên một bảng tính chia sẻ cho cả nhóm dọn phòng. Hành lang và sân có camera.

| Dữ liệu | Nhóm theo Nghị định 356 | Nên làm |
|---|---|---|
| Họ tên, số điện thoại, ngày đến, ngày đi | cơ bản (Điều 3) | chỉ người cần mới xem |
| Số định danh cá nhân, số hộ chiếu | cơ bản (Điều 3) | ghi số nếu đủ, không chụp thêm |
| Ảnh thẻ căn cước | nhạy cảm (Điều 4) | báo khách đây là dữ liệu nhạy cảm; lưu có phân quyền |
| Ảnh hộ chiếu | không thấy trong các mục nhạy cảm chúng tôi đã đối chiếu | giữ kỹ như ảnh căn cước |
| Thẻ ngân hàng khi đặt cọc | nhạy cảm: tài khoản, thẻ, giao dịch ngân hàng (Điều 4) | không chụp, không ghi số thẻ lên giấy |
| Ghi chú "dị ứng hải sản", "đi xe lăn" | có thể là tình trạng sức khoẻ, nhạy cảm (Điều 4) | chỉ ghi khi cần để phục vụ |
| Hình trên camera hành lang | hình ảnh của cá nhân, cơ bản (Điều 3) | biển báo; không đặt trong phòng |

## Ảnh giấy tờ khi nhận phòng

Chỗ dễ sai nhất là ảnh giấy tờ chụp bằng điện thoại, gửi qua Zalo cho chủ nhà, rồi nằm đó nhiều năm. Khi xin đồng ý xử lý dữ liệu nhạy cảm, phải báo khách đây là dữ liệu nhạy cảm (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 6 khoản 4); không báo bị phạt 30–50 triệu đồng với tổ chức, cá nhân một nửa (Nghị định 330/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 1 điểm h).

Việc khai báo lưu trú cho khách là quy định của luật khác; bài này chưa đối chiếu luật đó, nên không nói phải thu giấy tờ nào và lưu bao lâu. Nguyên tắc của luật dữ liệu cá nhân vẫn áp dụng: lưu trong thời gian phù hợp với mục đích, xoá khi xong mục đích (Luật 91/2025/QH15, Điều 3, Điều 14). Chúng tôi cũng khuyên chỉ thu đúng phần cần. Cách chụp, lưu và câu báo khách mẫu có ở bài [chụp CCCD của khách có vi phạm không](https://dulieucanhan.online/bai-viet/chup-cccd-cua-khach-du-lieu-ca-nhan).

## Khách đặt qua nền tảng nước ngoài

Nhiều homestay nhận phần lớn khách qua nền tảng đặt phòng đặt máy chủ ở nước ngoài. Luật 91/2025/QH15, Điều 20 coi việc dùng nền tảng ở ngoài lãnh thổ để xử lý dữ liệu cá nhân thu thập tại Việt Nam là một trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, kèm hồ sơ đánh giá tác động gửi trong 60 ngày. Việc một homestay nhận đơn qua nền tảng nước ngoài có thuộc trường hợp đó không là cách hiểu, chưa có hướng dẫn chi tiết.

Có một điểm riêng cho ngành lưu trú: Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 17 khoản 3 miễn hồ sơ chuyển dữ liệu xuyên biên giới cho một số việc, trong đó có cung cấp dữ liệu cho vận tải, thanh toán, khách sạn, thị thực. Miễn trừ này áp vào homestay nhận khách qua nền tảng thế nào thì chưa rõ; đây là câu nên hỏi luật sư. Xem thêm [dùng nền tảng nước ngoài có phải chuyển dữ liệu ra nước ngoài](https://dulieucanhan.online/bai-viet/chuyen-du-lieu-ra-nuoc-ngoai).

## Camera, wifi, đánh giá trên mạng

- **Camera:** hành lang, sân, quầy lễ tân thì nên có biển báo; không đặt trong phòng ngủ, phòng tắm. Chi tiết ở [lắp camera ở cửa hàng, văn phòng](https://dulieucanhan.online/bai-viet/camera-cua-hang-van-phong-du-lieu-ca-nhan).
- **Wifi:** nếu bắt khách nhập số điện thoại để vào wifi, đó là thu dữ liệu cá nhân; nói rõ dùng làm gì, hoặc dùng mật khẩu chung.
- **Trả lời đánh giá:** khi trả lời một đánh giá xấu trên mạng, đừng nêu số phòng, ngày ở hay chuyện riêng của khách.

## Khách cũ và khuyến mãi

Khách để số điện thoại, email để đặt phòng. Gửi ưu đãi mùa cao điểm là một mục đích khác, cần đồng ý riêng (Luật 91/2025/QH15, Điều 9 khoản 4), và im lặng không phải là đồng ý. Cách đơn giản: lúc trả phòng hỏi "Anh chị có muốn nhận ưu đãi lần sau không?", ghi lại câu trả lời. Xem [gửi email marketing, bản tin](https://dulieucanhan.online/bai-viet/email-marketing-xin-dong-y).

## Có phải lập hồ sơ đánh giá tác động không?

Luật 91/2025/QH15, Điều 38 cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ không phải lập [hồ sơ đánh giá tác động](https://dulieucanhan.online/thuat-ngu/ho-so-danh-gia-tac-dong), nhưng loại trừ bên trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bên xử lý dữ liệu của từ 100 nghìn người trở lên (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 41) và bên kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu; miễn trừ này cũng không gồm hồ sơ chuyển dữ liệu ra nước ngoài (Điều 20). Một homestay chụp và lưu ảnh căn cước của khách có là "trực tiếp xử lý dữ liệu nhạy cảm" không thì chưa có hướng dẫn chi tiết. Xem [doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có phải tuân thủ không](https://dulieucanhan.online/bai-viet/doanh-nghiep-nho-ho-kinh-doanh-co-phai-tuan-thu).

## Bạn cần làm gì

- Liệt kê dữ liệu khách bạn đang giữ và ở đâu: nền tảng đặt phòng, bảng tính, điện thoại lễ tân, Zalo.
- Ghi số giấy tờ khi đủ; chỉ chụp khi luật lưu trú hay việc của bạn thật sự cần.
- Báo khách khi chụp giấy tờ, bằng một câu ngắn ở quầy.
- Đưa ảnh giấy tờ ra khỏi điện thoại cá nhân và nhóm chat; xoá khi hết thời hạn phải lưu.
- Không ghi số thẻ ngân hàng của khách lên giấy.
- Biển báo camera; không có camera trong phòng.
- Hỏi riêng trước khi gửi khuyến mãi.
- Hỏi luật sư về khai báo lưu trú, Điều 17 khoản 3 và miễn trừ Điều 38.

Chưa có chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân để đưa lên trang đặt phòng? Bộ [tạo chính sách miễn phí](https://dulieucanhan.online/tao-chinh-sach) của DuLieuCaNhan.vn soạn bản tiếng Việt từ vài câu trả lời.

## Căn cứ pháp lý

- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: Điều 3, 9, 14, 20, 38.
- Nghị định 356/2025/NĐ-CP: Điều 3, 4, 6 khoản 4, Điều 17 khoản 3, Điều 41.
- Nghị định 330/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 1 điểm h: [toàn văn trên Công báo](https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-330-2026-nd-cp-470339.htm).

*Bài viết để cung cấp thông tin, không thay cho tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.*