Dữ liệu nhân viên và ứng viên: doanh nghiệp cần làm gì?

Điều 25 nói gì

Luật 91/2025/QH15, Điều 25 ("Tuyển dụng, quản lý người lao động") gồm năm ý chính:

Điều luật không liệt kê chi tiết thế nào là "phục vụ tuyển dụng" hay cách thoả thuận phải viết ra sao. Hiện chưa có hướng dẫn chi tiết cho từng ngành, nên chỗ nào mơ hồ thì chọn hướng thu ít, giữ ngắn, nói rõ.

Ví dụ 1: CV của ứng viên trượt

Một trung tâm tiếng Anh đăng tuyển giáo viên trên mạng, nhận 80 CV, chọn 3 người. Thói quen cũ là để 77 CV còn lại nằm trong hộp thư và thư mục Drive "để sau có việc thì gọi".

Theo Điều 25, đó là chỗ cần sửa. Có hai cách làm đúng:

1. Xoá sau khi tuyển xong. Đặt ra một mốc cụ thể, ví dụ vài tuần sau khi chốt, rồi xoá CV của người không trúng tuyển, cả trong email, Drive, Zalo, bảng Excel.
2. Giữ lại nhưng có thoả thuận. Hỏi ứng viên: "Bạn có đồng ý để trung tâm lưu CV trong 12 tháng để liên hệ khi có vị trí phù hợp không?". Ứng viên đồng ý thì lưu, không đồng ý thì xoá. Luật không ghi con số 12 tháng, đây chỉ là ví dụ để bạn tự chọn thời hạn hợp lý và ghi rõ vào thoả thuận.

Đồng ý ở đây cần rõ ràng, lưu được bằng chứng. Một tin nhắn "ok bạn cứ giữ" cũng là bằng chứng, nhưng phải còn đó khi cần.

Thêm một lưu ý: ngay từ đầu chỉ xin những thông tin cần để chọn người. Họ tên, liên hệ, kinh nghiệm, bằng cấp thường đủ. Số CCCD, ảnh chụp giấy tờ, tình trạng hôn nhân thì thường để đến lúc ký hợp đồng.

Ví dụ 2: camera trong văn phòng

Một công ty bất động sản lắp 4 camera trong văn phòng, trong đó 1 camera hướng vào khu nhân viên kinh doanh. Camera ghi hình người, tức là thu dữ liệu cá nhân của nhân viên. Xem thêm lắp camera ở cửa hàng, văn phòng.

Điều 25 chỉ nêu một điều kiện rõ ràng: người lao động phải được biết khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ giám sát. Việc nên làm:

• Thông báo bằng văn bản (hoặc phụ lục hợp đồng, nội quy) cho nhân viên: có camera, đặt ở khu vực nào, dùng để làm gì (an ninh, kiểm soát tài sản…).
• Dán biển báo ở khu vực có camera.
• Không đặt camera ở nơi riêng tư như phòng thay đồ, nhà vệ sinh.
• Hạn chế người xem lại đoạn ghi và nói rõ video lưu bao lâu.

Nếu công ty còn dùng phần mềm chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt, cần tra kỹ hơn. Luật có điều riêng về dữ liệu sinh trắc học (Điều 31), chi tiết chưa được bài này đối chiếu, nên hỏi luật sư trước khi triển khai. Xem chấm công bằng vân tay, khuôn mặt: doanh nghiệp cần làm gì.

Hồ sơ nhân viên đang làm việc và khi nghỉ việc

Dữ liệu nhân viên được lưu theo thời hạn luật định hoặc theo thoả thuận, và xoá khi chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên có những giấy tờ pháp luật khác (kế toán, bảo hiểm, thuế) buộc phải lưu một thời gian. Bài này không liệt kê những thời hạn đó. Hãy hỏi kế toán hoặc luật sư, rồi ghi vào hợp đồng lao động hoặc nội quy một câu như: "Dữ liệu cá nhân của người lao động được lưu trong thời gian làm việc và theo thời hạn pháp luật yêu cầu; sau đó được xoá". Khi nhân viên nghỉ việc mà mang theo dữ liệu khách, xem nhân viên nghỉ việc mang theo dữ liệu khách hàng.

Mỗi nhân viên cũng là chủ thể dữ liệu, nên họ có các quyền chính như được biết, xem, chỉnh sửa, yêu cầu xoá (Luật 91, Điều 4). Nhân sự cần biết cách tiếp nhận yêu cầu này.

Bạn cần làm gì

• Rà biểu mẫu tuyển dụng: bỏ những ô thông tin chưa cần để chọn người.
• Đặt quy tắc: xoá CV ứng viên không trúng tuyển sau khi chốt, hoặc xin đồng ý rõ ràng nếu muốn giữ.
• Tìm mọi nơi CV có thể nằm: email, Drive, Zalo, nhóm Facebook tuyển dụng, phần mềm tuyển dụng.
• Soạn thông báo cho nhân viên về camera hoặc phần mềm giám sát.
• Bổ sung vào hợp đồng hoặc nội quy điều khoản về dữ liệu cá nhân của người lao động.
• Đặt người chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu của nhân viên.

Bộ mẫu văn bản cho người lao động có tại /mau-nguoi-lao-dong. Bạn chỉ cần sửa theo doanh nghiệp mình rồi nhờ luật sư xem lại.

Căn cứ pháp lý

• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: Điều 4 (quyền của chủ thể dữ liệu), Điều 25 (tuyển dụng, quản lý người lao động).

Bài viết để cung cấp thông tin, không thay cho tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.