Bỏ qua tới nội dung chính
DuLieuCaNhan.vn

Khách sạn, homestay giữ thông tin khách thế nào cho đúng luật?

Ảnh CCCD, hộ chiếu, danh sách khách, camera hành lang, khách đặt qua nền tảng nước ngoài: việc khách sạn, homestay nhỏ cần làm theo luật dữ liệu cá nhân.

Bản Markdown của bài

Trả lời nhanh

Khách sạn, homestay giữ nhiều của khách: tên, số điện thoại, số giấy tờ, ảnh CCCD hoặc hộ chiếu, lịch đặt phòng, hình trên camera. Hình ảnh thẻ căn cước là dữ liệu nhạy cảm (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 4), nên chỉ chụp khi cần, báo khách, lưu ở chỗ có phân quyền và xoá khi hết thời hạn phải lưu. Việc khai báo lưu trú do luật khác quy định, bài này chưa đối chiếu. Gửi khuyến mãi cho khách cũ cần đồng ý riêng.

Một homestay nhỏ giữ những gì

Lấy một homestay tưởng tượng 8 phòng ở Đà Lạt. Khách đặt qua nền tảng đặt phòng, qua trang Facebook hoặc gọi điện. Khi nhận phòng, lễ tân chụp CCCD hoặc hộ chiếu bằng điện thoại của homestay. Danh sách khách trong tuần ghi trên một bảng tính chia sẻ cho cả nhóm dọn phòng. Hành lang và sân có camera.

Dữ liệuNhóm theo Nghị định 356Nên làm
Họ tên, số điện thoại, ngày đến, ngày đicơ bản (Điều 3)chỉ người cần mới xem
Số định danh cá nhân, số hộ chiếucơ bản (Điều 3)ghi số nếu đủ, không chụp thêm
Ảnh thẻ căn cướcnhạy cảm (Điều 4)báo khách đây là dữ liệu nhạy cảm; lưu có phân quyền
Ảnh hộ chiếukhông thấy trong các mục nhạy cảm chúng tôi đã đối chiếugiữ kỹ như ảnh căn cước
Thẻ ngân hàng khi đặt cọcnhạy cảm: tài khoản, thẻ, giao dịch ngân hàng (Điều 4)không chụp, không ghi số thẻ lên giấy
Ghi chú "dị ứng hải sản", "đi xe lăn"có thể là tình trạng sức khoẻ, nhạy cảm (Điều 4)chỉ ghi khi cần để phục vụ
Hình trên camera hành langhình ảnh của cá nhân, cơ bản (Điều 3)biển báo; không đặt trong phòng

Ảnh giấy tờ khi nhận phòng

Chỗ dễ sai nhất là ảnh giấy tờ chụp bằng điện thoại, gửi qua Zalo cho chủ nhà, rồi nằm đó nhiều năm. Khi xin đồng ý xử lý dữ liệu nhạy cảm, phải báo khách đây là dữ liệu nhạy cảm (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 6 khoản 4); không báo bị phạt 30–50 triệu đồng với tổ chức, cá nhân một nửa (Nghị định 330/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 1 điểm h).

Việc khai báo lưu trú cho khách là quy định của luật khác; bài này chưa đối chiếu luật đó, nên không nói phải thu giấy tờ nào và lưu bao lâu. Nguyên tắc của luật dữ liệu cá nhân vẫn áp dụng: lưu trong thời gian phù hợp với mục đích, xoá khi xong mục đích (Luật 91/2025/QH15, Điều 3, Điều 14). Chúng tôi cũng khuyên chỉ thu đúng phần cần. Cách chụp, lưu và câu báo khách mẫu có ở bài chụp CCCD của khách có vi phạm không.

Khách đặt qua nền tảng nước ngoài

Nhiều homestay nhận phần lớn khách qua nền tảng đặt phòng đặt máy chủ ở nước ngoài. Luật 91/2025/QH15, Điều 20 coi việc dùng nền tảng ở ngoài lãnh thổ để xử lý dữ liệu cá nhân thu thập tại Việt Nam là một trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, kèm hồ sơ đánh giá tác động gửi trong 60 ngày. Việc một homestay nhận đơn qua nền tảng nước ngoài có thuộc trường hợp đó không là cách hiểu, chưa có hướng dẫn chi tiết.

Có một điểm riêng cho ngành lưu trú: Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 17 khoản 3 miễn hồ sơ chuyển dữ liệu xuyên biên giới cho một số việc, trong đó có cung cấp dữ liệu cho vận tải, thanh toán, khách sạn, thị thực. Miễn trừ này áp vào homestay nhận khách qua nền tảng thế nào thì chưa rõ; đây là câu nên hỏi luật sư. Xem thêm dùng nền tảng nước ngoài có phải chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Camera, wifi, đánh giá trên mạng

  • Camera: hành lang, sân, quầy lễ tân thì nên có biển báo; không đặt trong phòng ngủ, phòng tắm. Chi tiết ở lắp camera ở cửa hàng, văn phòng.
  • Wifi: nếu bắt khách nhập số điện thoại để vào wifi, đó là thu dữ liệu cá nhân; nói rõ dùng làm gì, hoặc dùng mật khẩu chung.
  • Trả lời đánh giá: khi trả lời một đánh giá xấu trên mạng, đừng nêu số phòng, ngày ở hay chuyện riêng của khách.

Khách cũ và khuyến mãi

Khách để số điện thoại, email để đặt phòng. Gửi ưu đãi mùa cao điểm là một mục đích khác, cần đồng ý riêng (Luật 91/2025/QH15, Điều 9 khoản 4), và im lặng không phải là đồng ý. Cách đơn giản: lúc trả phòng hỏi "Anh chị có muốn nhận ưu đãi lần sau không?", ghi lại câu trả lời. Xem gửi email marketing, bản tin.

Có phải lập hồ sơ đánh giá tác động không?

Luật 91/2025/QH15, Điều 38 cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ không phải lập , nhưng loại trừ bên trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bên xử lý dữ liệu của từ 100 nghìn người trở lên (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 41) và bên kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu; miễn trừ này cũng không gồm hồ sơ chuyển dữ liệu ra nước ngoài (Điều 20). Một homestay chụp và lưu ảnh căn cước của khách có là "trực tiếp xử lý dữ liệu nhạy cảm" không thì chưa có hướng dẫn chi tiết. Xem doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có phải tuân thủ không.

Bạn cần làm gì

  • Liệt kê dữ liệu khách bạn đang giữ và ở đâu: nền tảng đặt phòng, bảng tính, điện thoại lễ tân, Zalo.
  • Ghi số giấy tờ khi đủ; chỉ chụp khi luật lưu trú hay việc của bạn thật sự cần.
  • Báo khách khi chụp giấy tờ, bằng một câu ngắn ở quầy.
  • Đưa ảnh giấy tờ ra khỏi điện thoại cá nhân và nhóm chat; xoá khi hết thời hạn phải lưu.
  • Không ghi số thẻ ngân hàng của khách lên giấy.
  • Biển báo camera; không có camera trong phòng.
  • Hỏi riêng trước khi gửi khuyến mãi.
  • Hỏi luật sư về khai báo lưu trú, Điều 17 khoản 3 và miễn trừ Điều 38.

Chưa có chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân để đưa lên trang đặt phòng? Bộ tạo chính sách miễn phí của DuLieuCaNhan.vn soạn bản tiếng Việt từ vài câu trả lời.

Căn cứ pháp lý

  • Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: Điều 3, 9, 14, 20, 38.
  • Nghị định 356/2025/NĐ-CP: Điều 3, 4, 6 khoản 4, Điều 17 khoản 3, Điều 41.
  • Nghị định 330/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 1 điểm h: toàn văn trên Công báo.

Bài viết để cung cấp thông tin, không thay cho tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Homestay có được chụp CCCD của khách không?

Chúng tôi không thấy luật dữ liệu cá nhân cấm việc này, nhưng hình ảnh thẻ căn cước là dữ liệu nhạy cảm (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 4). Việc khai báo lưu trú do luật khác quy định, bài này chưa đối chiếu. Chỉ thu đúng phần cần, báo khách, giữ an toàn và xoá khi hết thời hạn phải lưu.

Khách đặt phòng qua nền tảng nước ngoài thì có phải lập hồ sơ chuyển dữ liệu ra nước ngoài không?

Chưa có hướng dẫn chi tiết cho trường hợp này. Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 17 khoản 3 miễn hồ sơ chuyển dữ liệu xuyên biên giới cho một số việc, trong đó có cung cấp dữ liệu cho khách sạn; áp vào homestay cụ thể thế nào là câu nên hỏi luật sư.

Có được gửi khuyến mãi cho khách cũ không?

Nên hỏi trước. Luật 91/2025/QH15, Điều 9 khoản 4 đòi đồng ý theo từng mục đích; khách để số để đặt phòng chưa có nghĩa là đồng ý nhận quảng cáo.

Ảnh hộ chiếu của khách nước ngoài có phải dữ liệu nhạy cảm không?

Số hộ chiếu nằm trong danh mục dữ liệu cơ bản (Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Điều 3). Ảnh hộ chiếu không thấy trong các mục nhạy cảm chúng tôi đã đối chiếu, nhưng có ảnh chân dung và nhiều thông tin, nên nên giữ kỹ như ảnh căn cước.

Nguồn

  1. 1.Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (Công báo, toàn văn)congbao.chinhphu.vn
  2. 2.Nghị định 356/2025/NĐ-CP (Công báo, toàn văn)congbao.chinhphu.vn
  3. 3.Nghị định 330/2026/NĐ-CP (Công báo số 498, toàn văn)congbao.chinhphu.vn

Bài liên quan

Nhận tin quy định và xử phạt

Tin quy định mới và các vụ xử phạt liên quan đến dữ liệu cá nhân ở Việt Nam, mỗi tin kèm link nguồn. Thư nào cũng có liên kết huỷ nhận.

Xem các tin đã đăng

Đang tải câu đồng ý…